De needsaak foar dokumintêre bewiis fan besluten makke nedich yn situaasjes dêr't se wurde nommen kollektyf. Meast faak te reparearjen de rin fan de eveneminten wurdt brûkt dit soarte fan opname gegevens as it protokol.
It wurd "protokol" hat ferskate betsjuttings - it kin ynstallearre wurde en prosedueres yn in beskate situaasje, en goed ûntwurpen in offisjele dokumint befettet de folchoarder gegevens tidens de diskusje, debat en beslútfoarming op gearkomsten, kongressen en gearkomsten. Tink deroan dat hy hat ferskate foarmen dy't ferskille yn harren doel. Minuten fan 'e gearkomste fan de hierders is in dokumint fan in wat oare kategory as, bygelyks, it ferslach fan it ûndersyk autoriteiten of oare tafersjochhâldend gesach.
Gearkomste fan fêste / tydlike kollegiale mienskip (kommisje gearkomste fan oandielhâlders, pachters, Board of Directors) ûnderwerp oan ferplicht dokumintaasje. Ofhinklik fan it beslút nommen troch de foarsitter fan de organisaasje of groep, minuten fan 'e gearkomste wurde kin útfierd folslein (yngeande rekord fan taspraken, debatten, fragen en antwurden) of ôfkoarte foarm. As regel, ûnder de sekretaris fan 'e sesje of oare ferantwurdlike persoan hâldt in list fan alles wat bart, sammelt yn ferbân materialen jûn oan dielnimmers, en dan bringt se yn ien dokumint.
Oangeande de easken fan 'e offisjele papier, dat se binne oanwiisd yn' e steat noarmen oangeande de korrekte belied. Bygelyks, yn 'e notulen fan' e gearkomste fan de eigners of hierders fan fertsjintwurdigers fan oare groepen en organisaasjes, neist de namme fan it dokumint en de organisaasje, de datum fan it evenemint en de aginda moat oanjûn gegevens fan 'e foarsitter, sekretaris, en it folgjen fan partijen.
In gearfetting fan de ynformaasje regeling is as folget: Play - made (en) - besliste / ôfpraat. De krektens fan de gegevens set wurdt initialed hantekening fan de foarsitter en de sekretaris. As it nedich is, de gearkomste dielnimmers kinne krigen wurde as in folsleine kopy fan de minuten, en ek in fragmint út elk diel derfan.
Guon fan 'e skakearringen fan' e ynformaasje gegevens is in dokumint dat slút oan by de kollektive befolking foar gearkomsten, wenjend yn appartemint gebouwen. Yn dit gefal, it protokol wenningeigners gearkomste wurde meitsjen wis de gegevens oer de foarm fan it evenemint (it eigentlike byinoar kommen fan minsken of absentee stimming op de aginda), de eigentlike adres en it gebiet fan 'sei frijsteande foarwerp, it oantal fan de oanwêzigen en stimt dy't ta harren.
Boppedat, de ferplichte programma nei it dokumint is in list fan famyljenammen dielnimmerslist (of harren fertsjintwurdigers), mei it oantal appartementen, yn it besit. As de miening fan de bewenners waarden ûntfongen yn absentia, yn de ekstra list moat wurde spesifisearre net allinne op 'e minsklike gegevens, mar ek syn besluten oer alle saken op' e aginda. Ek, dat moat ek ynformaasje oer it dokumint, befêstiget it rjocht fan eigendom of besit fan in spesifike lokaasje yn in diel fan it hûs, en ek de wil fan eltse boarger om de items konstatearre yn 'e aginda fan de heldere en akseptearre foarmen (mei iens, net mei iens, ûnthâlding). Allinne ûnder dit betingst, de bewenners moetsje minuten sille wêze jildich.