It berik fan 'e gefallen. De folchoarder fan 'e formaasje

Alle dokuminten neidat harren eksekúsje moat wurde groepearre yn de saak. De term "bedriuw" neffens Gost 51141-98 begrepen wurde wol in inkele dokumint of set fan dokuminten, dy't te krijen hawwe mei in bepaalde rjochting fan 'e organisaasje en pleatst yn in map ûnder apart omslach. Foar de goede formaasje, opslach en opname fan de gefallen yn elke organisaasje moat jierliks (rekken hâldend mei de feroarings yn de eksterne en ynterne omjouwing) komponint nomenklatuer Saken, dy't fan wêzentlik belang foar in flugge sykjen fan dokuminten.

Doe't sy de saken fan alle units moatte wurde liede troch de easken fan it ferienige steat systeem fan record keeping. De wichtichste foarsjennings binne ferwurde yn Gost 51141-98, de wichtichste dokuminten fan de Argiven ôfdieling fan 'e Russyske regear, rjochtlinen argyf lichems, listen fan dokumintêre materialen. It is ymperatyf om te foldwaan oan de betingsten fan opslach fan dokuminten en bestannen. As in organisaasje mei in komplekse struktuer en in protte funksjes yn elke ôfdieling en oer de organisaasje jilde uniform begjinsels fan it organisearjen fan dokuminten, formaasje en yndeksearjend gefallen. Dêrom nomenklatuer ôfdieling personiel, kwaliteit tsjinst, hokker oar strukturele ienheid of de organisaasje moat wurde foarme rekken hâldend mei de easken fan normative dokuminten.

By de earste stap is te identifisearjen de kwestjes en kategoryen fan dokuminten, dat moat ûnder oare de nomenklatuer ienheid of organisaasje gefallen. Wy moatte trochgean fan de needsaak foar dekking fan it hiele bedrach fan dokumintaasje hoe te meitsjen en ûntfange. As jo sjogge de nije fragen net bedutsen troch de nomenklatuer, is it nedich om oanfollings. Form Saken nomenklatuer moatte tastean op 'e tiid fernijing is. Dêrom, doe't Indexing Saken moatte leverje de mooglikheid fan nije yndeksen en útslute ferfange earder tawiisd Indices al foarme gefallen. Oerspyljen ûnfoltôge bedriuw útfierd oer nei it kommende jier berik út it behâld fan 'e orizjinele nûmer.

Titel fan elk gefal moat dúdlik en folslein bekend makke de gearstalling fan 'e saak en de ynhâld fan' e stikken dy't pleatst yn dizze map. Op in map moat spesifisearre yndeks en de planke libben fan 'e saak. Konsolidaasje fan de gefallen wurdt útfierd op grûn fan it nominale, bygelyks, oarders, protokollen, ynstruksjes ensafuorthinne. Gefallen kinne konfigurearre yn detail, bygelyks, korrespondinsje mei in bepaalde ferslachjouwer, korrespondinsje foar it leverjen fan grûnstoffen, korrespondinsje mei ferslachjouwers, kombinearre op in territoriale basis, ensafuorthinne.

As groepearjen dokuminten moatte betelje omtinken oan 'e betingsten fan harren opslach. Kin net wurde kombinearre yn ien gefal dokuminten fan de tydlike en permaninte opslachromte of ferskillende opslach perioades. It is net tastien om ûnder oaren yn 'e ûntwerp deal, yrritearjende dokuminten of kopyen opsjes formannichfâldige. Yn de foarming fan saken moat selektearre wurde yn it bywêzen fan alle dokumint hantekeningen en goede trochfearthichte.

Indexing saken en de folchoarder fan prioriteit moat wurde makke yn folchoarder fan belang. De earste sketst de wichtichste dokuminten (oarders, foarskriften of oare administrative dokuminten). It nomenklatuer fan saken moatte befetsje yndeksearret en koppen fan saken, de algemiene betingsten fan opslach, oarder evakuaasje. It berik fan 'e gefallen goedkard troch de fêstige oarder yn' e organisaasje en iens mei de offisier fan 'e steat Argyf fan' e regio. Oan 'e ein fan it jier yn de nomenklatuer útjûn finale rekôr fan it tal gefallen dêr't waarden iepene yn it jier yn eltse kategory. Yntsjinjen gefallen fan permaninte argivearjen of ôffier fan de tydlike opslach gefallen (at folwoeksenheid) wurdt útfierd neffens it fêststelde troch de ynstruksje op kantoar-wurk fan 'e organisaasje rjocht.